Σύμφωνα με το άρθρο 42 του ν. 4481/2017, τα μέλη της ΕΔΕΜ και οι οργανισμοί συλλογικής διαχείρισης, για λογαριασμό των οποίων η ΕΔΕΜ έχει αναλάβει τη διαχείριση δικαιωμάτων στο πλαίσιο συμβάσεων εκπροσώπησης, μπορούν να υποβάλλουν τυχόν παράπονα ή καταγγελίες τους στην ηλεκτρονική διεύθυνση complaints@edemrights.gr
Η διαδικασία υποβολής, εξέτασης και διεκπεραίωσης καταγγελιών από την ΕΔΕΜ είναι η ακόλουθη :
- Κάθε μέλος ή δικαιούχος, ο οποίος έχει αναθέσει στην ΕΔΕΜ τη διαχείριση των πνευματικών του δικαιωμάτων μπορεί να υποβάλει εγγράφως ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επώνυμη καταγγελία για κάθε ζήτημα που αφορά μεταξύ άλλων τη σύμβαση ανάθεσης για τη διαχείριση των δικαιωμάτων και τη λήξη αυτής ή την ανάκληση ή την καταγγελία των δικαιωμάτων, τους όρους εισδοχής μέλους, την είσπραξη των ποσών που οφείλονται στους δικαιούχους, τις κρατήσεις και τις διανομές. Η καταγγελία θα πρέπει να συνοδεύεται από όλα τα απαραίτητα έγγραφα που στηρίζουν τους ισχυρισμούς που περιέχονται σε αυτή και μπορούν να αποσταλούν στην ΕΔΕΜ είτε ηλεκτρονικά, με ταχυδρομείο, ή να κατατεθούν αυτοπροσώπως από τον καταγγέλλοντα.
- Ο παραλήπτης της καταγγελίας διαβιβάζει την καταγγελία στον υπεύθυνο του αρμοδίου Τμήματος, κοινοποιώντας την και στο ΔΣ της ΕΔΕΜ, καθώς και στο Εποπτικό της Συμβούλιο. Ο καταγγέλλων ενημερώνεται για τη λήψη της καταγγελίας το αργότερο μέσα σε τρεις (3) εργάσιμες ημέρες από την υποβολή της.
- Ο υπεύθυνος του αρμοδίου Τμήματος διερευνά την καταγγελία και συντάσσει εισήγηση, την οποία υποβάλει στο ΔΣ της ΕΔΕΜ, μέσω του Γραφείου Γενικής Διεύθυνσης, και στο Εποπτικό Συμβούλιο, εντός πέντε (5) εργασίμων ημερών. Στη συνέχεια, συντάσσεται απάντηση από το ΔΣ της ΕΔΕΜ, η οποία κοινοποιείται εγγράφως ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον καταγγέλλοντα, εντός δώδεκα (12) εργασίμων ημερών από τη λήψη της.
- Εάν απαιτηθούν περισσότερα στοιχεία για την διεκπεραίωση της καταγγελίας, αυτά ζητούνται από τον καταγγέλλοντα εντός της ως άνω προθεσμίας των δώδεκα (12) εργασίμων ημερών. Στην περίπτωση αυτή, η ΕΔΕΜ οφείλει να απαντήσει στον καταγγέλλοντα εγγράφως και αιτιολογημένα, κατά τα ανωτέρω, το αργότερο μέσα σε επτά (7) εργάσιμες ημέρες από την ημέρα λήψης των συμπληρωματικών στοιχείων.
- Εάν ο καταγγέλλων αιτηθεί ακρόαση από την ΕΔΕΜ για συζήτηση σχετικά με την καταγγελία, το αίτημα αυτό θα πρέπει να συνυποβληθεί με την αρχική καταγγελία. Η ΕΔΕΜ ανταποκρίνεται στο αίτημα ακρόασης εντός της προαναφερθείσας προθεσμίας των δώδεκα (12) εργασίμων ημερών.